Unterweisungspflicht delegieren: Was Geschäftsführer übertragen können

Die Geschäftsführung kann die Durchführung der Unterweisung an zuverlässige und fachkundige Personen übertragen, etwa Führungskräfte oder Sicherheitsfachkräfte, am besten schriftlich. Die Verantwortung für Auswahl, Ausstattung und Kontrolle bleibt jedoch bei ihr. Wer delegiert, sollte Aufgaben klar beschreiben, Befugnisse geben, Nachweise einfordern und stichprobenartig prüfen. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Unterweisungspflicht delegieren: Was das heißt

Als Geschäftsführer sind Sie nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu unterweisen. In der Praxis erledigen Sie das nicht persönlich für jede Person im Betrieb. Sie übertragen die Aufgabe an andere, etwa an Abteilungsleiter, Schichtführer oder Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit. Das ist ausdrücklich möglich und üblich. Wichtig ist aber der Unterschied zwischen Durchführen und Verantworten. Die Durchführung können Sie weitergeben. Die Verantwortung dafür, dass das System funktioniert, bleibt bei Ihnen. Wenn ein Unfall passiert und die Unterweisung fehlte, fragt niemand zuerst nach dem Schichtführer, sondern nach der Organisation im Unternehmen. Dieser Beitrag gibt Ihnen eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Was sich übertragen lässt und was bei Ihnen bleibt

Übertragen lassen sich die konkreten Aufgaben: Unterweisungen vorbereiten, durchführen, Teilnehmende erfassen und Nachweise ablegen. Dafür brauchen die Beauftragten Fachkunde, Zeit und die nötigen Mittel. Bei Ihnen bleiben die Auswahl der richtigen Personen, die Bereitstellung der Ressourcen, die Kontrolle und die Gesamtverantwortung. Praktisch heißt das: Sie müssen sicherstellen, dass die beauftragte Person weiß, was sie tun soll, es kann und es tun darf. Dazu gehört auch, dass sie Mängel melden kann, ohne Nachteile zu befürchten. Wer eine Aufgabe ohne Schulung, ohne Zeit oder ohne Budget weiterreicht, hat sie nur auf dem Papier delegiert. Im Streitfall zählt, ob die Übertragung tatsächlich gelebt wurde und ob Sie ihre Wirkung geprüft haben.

Pflichtenübertragung schriftlich regeln

Die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 sieht vor, dass Unternehmer zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich mit Aufgaben des Arbeitsschutzes beauftragen können. Die Schriftform schafft Klarheit für beide Seiten und ist im Ernstfall ein wichtiger Beleg. Eine gute Übertragung nennt die Aufgabe konkret, zum Beispiel die jährliche Unterweisung der Staplerfahrer im Lager, den Verantwortungsbereich, die Befugnisse und die Berichtspflicht. Beide Seiten unterschreiben. Eine Kopie gehört in die Personalakte oder die Sicherheitsdokumentation. Prüfen Sie diese Übertragungen regelmäßig, etwa einmal im Jahr, und aktualisieren Sie sie bei Personalwechsel oder neuen Geräten. Für die rechtliche Gestaltung im Einzelfall lassen Sie sich von einer Fachanwältin, einem Fachanwalt oder Ihrer Berufsgenossenschaft beraten.

Auswahl, Anleitung und Kontrolle als Ihre Aufgaben

Delegieren entlastet nur, wenn Sie drei Dinge sichern. Erstens die Auswahl: Wählen Sie Personen, die fachlich und menschlich geeignet sind und die Autorität im Team haben. Zweitens die Anleitung: Erklären Sie, was erwartet wird, und stellen Sie Material, Zeit und gegebenenfalls Schulungen bereit. Drittens die Kontrolle: Lassen Sie sich Berichte zeigen, prüfen Sie stichprobenartig die Nachweise und sprechen Sie mit den Beschäftigten. Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn der Lagerleiter jährlich unterweist, lassen Sie sich die Liste der Teilnehmenden vorlegen und gleichen sie mit den tatsächlichen Staplerfahrern ab. Fehlen Namen, handeln Sie sofort. Diese kleine Routine kostet wenig Zeit und zeigt, dass Sie Ihre Verantwortung wahrnehmen und das System ernst nehmen.

• Online-Unterweisung mit Nachweis, 45 € pro Person im Jahr
• Inhouse-Schulung ab 1.500 € als Festpreis, inklusive Anfahrt
• Praxistermin in der Regel innerhalb einer Woche möglich

Unterweisungen dokumentieren und auslagern

Ohne Nachweis gilt eine Unterweisung im Streitfall als nicht erfolgt. Dokumentieren Sie daher Datum, Inhalt, Teilnehmende und die unterweisende Person. Wer den Aufwand senken will, kann die Unterweisung auslagern. Das Deutsche Weiterbildungszentrum bietet Online-Unterweisungen für Stapler, Kran, Hubarbeitsbühne, Teleskoplader, Ladungssicherung und Erdbau an. Die jährliche Online-Unterweisung kostet 45 € pro Person. Teilnehmende absolvieren sie jederzeit pausierbar, die Theorie gibt es in mehr als zwölf Sprachen. Die Nachweise entstehen automatisch, was Ihre Dokumentation vereinfacht. Auslagern ersetzt Ihre Verantwortung nicht, es erleichtert aber Durchführung und Nachweis. Mehr zu den Angeboten finden Sie unter Unterweisung und jährliche Unterweisung Gabelstapler.

Typische Fehler beim Delegieren

Aus Gesprächen mit Unternehmern kenne ich vier häufige Fehler. Erstens wird mündlich beauftragt, und später weiß niemand mehr, was gelten sollte. Zweitens fehlt die Fachkunde: Die beauftragte Person hat nie gelernt, wie man unterweist. Drittens fehlt die Kontrolle, weil man dem Team vertraut und nie nachfragt. Viertens wird bei Personalwechsel vergessen, die Aufgabe neu zu verteilen. Auch bei Leiharbeitern und Subunternehmern entstehen Lücken, wenn niemand weiß, wer wen unterweist. Klären Sie das im Vertrag und in der Einweisung. Wer diese Punkte im Griff hat, kann die Unterweisung gut delegieren und trotzdem ruhig schlafen. Wie sich fehlende Schulung auswirken kann, lesen Sie im Beitrag Haftung bei lückenhafter Schulung.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie heute, wer in Ihrem Betrieb welche Unterweisung durchführt, ob dies schriftlich geregelt ist und ob Nachweise vorliegen. Wenn mehrere Beschäftigte Geräte bedienen, ist die Inhouse-Schulung ein verlässlicher Weg: Wir kommen mit unseren Ausbildern zu Ihrem Betrieb, die Theorie läuft online. Inhouse-Schulungen beginnen ab 1.500 € als Festpreis, abhängig von Teilnehmerzahl und Gerät, inklusive Anfahrt und gegebenenfalls Übernachtung der Ausbilder. Schulungskosten sind für Unternehmen in der Regel Betriebsausgabe. Fragen Sie Ihre Schulung hier an: Inhouse-Schulung anfragen. Sie erreichen das Deutsche Weiterbildungszentrum unter 0203 - 70 90 8650 oder per E-Mail an kontakt@dwzentrum.de. Das Gesetz finden Sie im Arbeitsschutzgesetz.

Häufige Fragen zum Unterweisungspflicht delegieren