Unterweisung Vorlage zum Ausdrucken: Nachweis-Muster mit Beispiel
Eine Unterweisung Vorlage zum Ausdrucken brauchen Sie nur für den Nachweis: Datum, Thema, unterweisende Person, Namen der Teilnehmenden und Unterschrift. Das Muster dazu finden Sie direkt in diesem Beitrag als Tabelle, die Sie in Word oder Excel übernehmen können. Eine feste Form schreibt das Gesetz nicht vor, ohne Nachweis lässt sich die Unterweisung im Streitfall aber kaum belegen.
Unterweisung Vorlage zum Ausdrucken: Das Muster mit allen Feldern
Hier ist das Muster, das Sie direkt in Word oder Excel übernehmen können. Kopieren Sie die Tabelle, passen Sie Betrieb und Thema an und drucken Sie sie aus. Einen fertigen Download gibt es zu diesem Beitrag nicht, die Felder stehen vollständig auf dieser Seite. Je Unterweisung füllen Sie das Kopffeld einmal aus und tragen danach alle Teilnehmenden in die Liste ein.
Warum diese Felder? Jedes beantwortet eine Frage, die nach einem Vorfall gestellt wird: Wer wurde unterwiesen, wann, durch wen und worüber? Fehlt eine dieser Angaben, wird der Nachweis angreifbar. Deshalb lohnt es sich, das Kopffeld nicht abzukürzen. Und weil die Vorlage nur dann hilft, wenn sie benutzt wird, halten wir sie bewusst kurz: Eine Seite pro Unterweisung reicht in den meisten Betrieben aus.
| Feld | Inhalt | Ihre Eintragung |
|---|---|---|
| Betrieb und Bereich | Name des Unternehmens, Abteilung oder Halle | ________________ |
| Datum und Dauer | Tag der Unterweisung, Beginn und Ende | ________________ |
| Anlass | Erstunterweisung, jährliche Wiederholung, neues Arbeitsmittel, Unfall | ________________ |
| Thema und Inhalte | Gefahren, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Notfall, Betriebsanweisung | ________________ |
| Unterweisende Person | Name und Funktion | ________________ |
| Teilnehmende | Name, Vorname, Unterschrift | Liste siehe unten |
Teilnehmerliste zur Unterweisung Vorlage: Muster zum Ausfüllen
Diese Liste ergänzt das Kopffeld. Sie hat bewusst nur vier Spalten, damit sie auf eine Seite passt und im Alltag ausgefüllt wird. Bei Bedarf fügen Sie Zeilen hinzu. Wer Gruppen aus mehreren Schichten unterweist, legt am besten für jede Schicht ein eigenes Blatt an.
| Nr. | Name, Vorname | Funktion | Unterschrift |
|---|---|---|---|
| 1 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 2 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 3 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 4 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 5 | ________________ | ________________ | ________________ |
Ausgefülltes Beispiel: Unterweisung im Lager mit Gabelstapler
Ein Beispiel macht die Vorlage greifbarer. Im folgenden Fall wird ein Lagerteam vor dem Einsatz an einem neuen Stapler unterwiesen. Die Angaben sind frei erfunden und dienen nur zur Orientierung. Achten Sie darauf, dass Thema und Inhalt zum Arbeitsplatz passen, nicht nur zu einem allgemeinen Sicherheitsthema.
Im Beispiel fällt auf, dass die unterweisende Person als schriftlich beauftragt vermerkt ist. Das ist ein kleiner Zusatz, der viel Klarheit bringt: Er zeigt, dass die Aufgabe im Betrieb geregelt ist und nicht zufällig bei jemandem gelandet ist. Auch die Zahl der Teilnehmenden gehört in den Nachweis, so lässt sich später prüfen, ob niemand gefehlt hat. Wer krank war, wird nachgeholt, und dieses Nachholen wird mit eigenem Datum ebenfalls dokumentiert.
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Betrieb und Bereich | Musterfirma GmbH, Lager Halle 2 |
| Datum und Dauer | 12.01., 08:00 bis 08:45 Uhr |
| Anlass | Neues Arbeitsmittel: neuer Elektro-Gabelstapler |
| Thema und Inhalte | Bedienung, Lastdiagramm, Fahrwege, Mitfahrverbot, Laden der Batterie, Verhalten bei Störung |
| Unterweisende Person | A. Beispiel, Lagerleiter, schriftlich beauftragt |
| Teilnehmende | 6 Beschäftigte aus der Frühschicht, Unterschriften auf Teilnehmerliste |
So füllen Sie die Vorlage in fünf Schritten aus
Aus der Kursplanung kennen wir die häufigsten Pannen: unleserliche Namen, fehlende Daten, Unterweisungen ohne Thema. Mit diesem Ablauf vermeiden Sie sie. Planen Sie fünf bis zehn Minuten Verwaltungszeit pro Unterweisung ein, das genügt für einen sauberen Nachweis. Wer mehrere Gruppen im Jahr unterweist, sollte außerdem einen Jahresplan führen, der alle Termine, Themen und Verantwortlichen auf einen Blick zeigt. So sehen Sie früh, wenn eine Gruppe fehlt, und müssen nicht kurz vor Fristablauf improvisieren.
- Vor der Unterweisung: Kopffeld ausfüllen, Anlass und Thema aus der Gefährdungsbeurteilung übernehmen.
- Während der Unterweisung: Teilnehmerliste herumgeben oder am Ende ausfüllen lassen.
- Nach der Unterweisung: Vollständigkeit prüfen, fehlende Unterschriften nachholen.
- Ablage: Original im festgelegten Ordner oder digital abspeichern, einen Verantwortlichen benennen.
- Wiedervorlage: Nächsten Termin je Gruppe notieren, damit die jährliche Frist nicht abläuft.
- Jährliche Online-Unterweisung für 45 €, mit Nachweis
- Unterweisung für Stapler, Kran, Hubarbeitsbühne, Teleskoplader, Ladungssicherung, Erdbau
- Inhouse-Termine bei Ihnen vor Ort, ab 1.500 € als Festpreis
Unterweisung Vorlage: Was ist Pflicht und was nur ratsam?
Pflicht ist die Unterweisung selbst. § 12 Arbeitsschutzgesetz verlangt sie vor Aufnahme der Tätigkeit, und nach § 4 der DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich. Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht allgemein vor, ebenso wenig eine Unterschrift. Für einzelne Bereiche, etwa den Umgang mit Gefahrstoffen, gelten jedoch Sonderregeln, die Sie gesondert prüfen sollten.
Trotzdem ist ein schriftlicher Nachweis ratsam. Er zeigt Ihrem Betrieb, wer wann was gehört hat, und schützt Sie, wenn es zu einem Unfall kommt. Papier oder digital sind beide möglich. Wie die digitale Variante rechtssicher gelingt, steht im Beitrag Online-Unterweisung dokumentieren.
Papier oder digital: Welche Form passt zu Ihrem Betrieb?
Die Vorlage zum Ausdrucken eignet sich für Teams, die gemeinsam in einem Raum unterwiesen werden. Digitale Nachweise sind besser, wenn Beschäftigte an verschiedenen Orten arbeiten oder Schichten wechseln. Die Tabelle hilft bei der Entscheidung. Vor der Unterweisung klären Sie außerdem, wer das Gerät oder den Raum bereitstellt und wer die Unterlagen verwaltet. Gerade in der Kursplanung sehen wir, dass Termine scheitern, weil niemand den Raum reserviert oder die Schicht freigestellt hat. Legen Sie deshalb für jede Unterweisung drei Dinge fest: den Ort, die Freistellung der Teilnehmenden und die Person, die den Nachweis ablegt. Eine Checkliste für den Einstieg neuer Beschäftigter finden Sie im Beitrag Onboarding neuer Mitarbeiter am Stapler.
| Kriterium | Papier-Vorlage | Digitaler Nachweis |
|---|---|---|
| Aufwand | Ausdrucken, einsammeln, abheften | automatisch erfasst |
| Schichtbetrieb | mehrere Blätter nötig | jederzeit abrufbar |
| Suchen und Auswerten | manuell | Filter nach Datum und Thema |
| Fristenüberwachung | per Hand im Kalender | Erinnerung möglich |
| Eignung | kleine Teams am gleichen Ort | verteilte Teams und viele Beschäftigte |
So unterstützt Sie das DWZ bei Unterweisung und Nachweis
Das Deutsche Weiterbildungszentrum ist ein AZAV-zertifizierter Bildungsträger. Wenn die Vorlage zum Ausdrucken zu aufwendig wird, übernehmen wir die jährliche Online-Unterweisung für Stapler, Kran, Hubarbeitsbühne, Teleskoplader, Ladungssicherung und Erdbau für 45 € je Unterweisung. Sie erhalten einen Nachweis für Ihre Unterlagen. Die Übersicht finden Sie auf der Seite Unterweisung. Für Stapler gibt es die jährliche Unterweisung für Gabelstapler.
Betriebe mit mehreren Beschäftigten planen Unterweisung und Qualifizierung am besten zusammen. Inhouse-Schulungen starten ab 1.500 € als Festpreis nach Teilnehmerzahl und Gerät, inklusive Anfahrt und gegebenenfalls Übernachtung der Ausbilder. Die Theorie läuft online, Praxis und Prüfung übernehmen unsere Ausbilder bei Ihnen. Fragen Sie Ihre Inhouse-Schulung an. Rufen Sie uns an unter 0203 - 70 90 8650 oder schreiben Sie an kontakt@dwzentrum.de, wir planen Termine mit Ihnen.
Häufige Fragen zum Unterweisung Vorlage zum Ausdrucken
Gibt es die Unterweisung Vorlage als PDF zum Download?
Nein. Die Felder des Musters stehen vollständig auf dieser Seite als Tabelle. Sie können sie in Word oder Excel übernehmen und ausdrucken.
Muss ich die Unterweisung unterschreiben lassen?
Eine allgemeine Unterschriftspflicht nennt das Gesetz nicht. Für den Nachweis ist die Unterschrift oder eine digitale Bestätigung der Teilnehmenden aber ratsam.
Was muss in einem Unterweisungsnachweis stehen?
Datum, Thema und Inhalte, Anlass, unterweisende Person und die Namen der Teilnehmenden. Sinnvoll sind außerdem Ort, Dauer und die Funktion der Beteiligten.
Wie oft muss unterwiesen werden?
Vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich (§ 4 DGUV Vorschrift 1). Dazu kommen Anlässe wie neue Arbeitsmittel oder Unfälle.
Reicht die Vorlage allein für eine rechtssichere Unterweisung?
Nein. Die Vorlage belegt nur den Nachweis. Inhalt und Durchführung müssen zum Arbeitsplatz passen und aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet sein.
Warum das Deutsche Weiterbildungszentrum?
Zertifizierter Bildungsträger mit offiziellen Standards
Als AZAV-zertifizierter Bildungsträger erfüllen unsere Schulungen alle gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen und Teilnehmer erhalten anerkannte Nachweise, die rechtlich Bestand haben.
Praxisnahe Schulungen, die im Arbeitsalltag funktionieren
Unsere Weiterbildungen sind auf reale Einsatzbereiche abgestimmt. Teilnehmer erwerben Fähigkeiten, die direkt im Unternehmen angewendet werden können
Mehrsprachige Schulungen für moderne Unternehmen
Unsere Schulungen sind mehrsprachig verfügbar. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Inhalte verstehen und sicher anwenden können.
Rechtssichere Inhalte nach aktuellen Vorschriften
Alle Schulungen orientieren sich an den geltenden gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen erfüllen ihre Pflichten und reduzieren Risiken im Arbeitsalltag.
Effiziente Abläufe für minimalen Arbeitsausfall
Dank klar strukturierter Prozesse lassen sich Schulungen schnell und planbar durchführen. Mitarbeiter sind nur kurz gebunden und schnell wieder einsatzbereit.
