Unterweisung Arbeitsschutz: Pflichten, Anlässe, Nachweis für Unternehmer

Zur Unterweisung im Arbeitsschutz sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet: Beschäftigte müssen vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich unterwiesen werden (§ 12 Arbeitsschutzgesetz, § 4 DGUV Vorschrift 1). Zusätzlich gibt es Anlässe wie neue Arbeitsmittel oder Unfälle. Eine feste Form des Nachweises schreibt das Gesetz nicht vor, ohne Dokumentation können Sie die Unterweisung im Streitfall aber kaum belegen.

Unterweisung Arbeitsschutz: Die Pflicht liegt beim Unternehmer

Die Unterweisung ist keine Formalie, sondern eine Pflicht, die Sie als Arbeitgeber persönlich trifft. Sie können die Durchführung delegieren, die Verantwortung bleibt bei Ihnen oder der Führungskraft, der Sie sie schriftlich übertragen haben. Wer Lücken in der Unterweisung hat, trägt das Risiko im Haftungsfall. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen fasst diese Tabelle zusammen, damit Sie wissen, worauf Sie sich im Gespräch mit Behörden oder der Berufsgenossenschaft berufen.

Anlässe und Fristen: Wann muss unterwiesen werden?

Viele Betriebe denken bei Unterweisung an den jährlichen Termin. Das Gesetz kennt aber mehrere Anlässe, die unabhängig vom Kalender gelten. Entscheidend ist, dass die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit stattfindet und an die Gefährdungen angepasst wird. Die folgende Übersicht zeigt die Anlässe mit Fristen.

Inhalte der Unterweisung im Arbeitsschutz: Was gehört hinein?

Die Inhalte leiten Sie aus der Gefährdungsbeurteilung ab. Eine allgemeine Sicherheitsbelehrung genügt nicht, sie muss sich auf den Arbeitsplatz beziehen. Für Geräte wie Stapler, Krane oder Hubarbeitsbühnen heißt das: Bedienung, Standsicherheit, Verhalten bei Störungen und die konkreten Gefahren Ihres Betriebs. Wie Sie die Gefährdungsbeurteilung als Grundlage nutzen, zeigt der Beitrag Gefährdungsbeurteilung für Stapler aus Sicht der Geschäftsführung.

• Welche Gefahren gibt es an diesem Arbeitsplatz, und wie werden sie vermieden?
• Wie bedienen die Beschäftigten Maschine oder Gerät sicher, und wo sind die Grenzen (z. B. Tragfähigkeit)?
• Wie verhalten sie sich bei Störung, Unfall oder Notfall, und wen informieren sie?
• Welche Schutzmaßnahmen und Verbote gelten, etwa Mitfahrverbot oder Sicherheitsabstände?
• Welche Rechte und Pflichten haben Beschäftigte, etwa Mängel zu melden?
• Wer ist Ansprechperson im Betrieb, und wo liegen die Betriebsanweisungen?

Wer darf die Unterweisung durchführen und wie lässt sie sich delegieren?

Die Unterweisung muss von einer Person durchgeführt werden, die Sachkunde hat und Ihnen die Verantwortung abnimmt. Das kann der Unternehmer selbst, eine Führungskraft, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein externer Dozent sein. Wichtig ist die schriftliche Übertragung nach § 13 Arbeitsschutzgesetz, damit klar ist, wer was verantwortet. Ein Ausbilder des Bildungsträgers kann die Unterweisung für Geräte übernehmen, die Gesamtverantwortung bleibt trotzdem bei Ihnen. Wie die Übertragung gelingt und welche Fehler Sie vermeiden, lesen Sie unter Unterweisungspflicht delegieren: Pflichtenübertragung.

Unser Rat aus der Geschäftsführung: Legen Sie in einer Matrix fest, welche Gruppe von wem zu welchem Termin unterwiesen wird, und lassen Sie die Zuständigen die Übernahme bestätigen. Das kostet eine halbe Stunde und ersetzt später viele Erklärungen. Einen Überblick über Ihre Verantwortung als Geschäftsführung bietet Verantwortung der Geschäftsführung im Arbeitsschutz.

Zwei Fehler sehen wir in der Praxis besonders oft. Erstens wird die Unterweisung als reines Pflichtprogramm abgehakt, ohne Bezug zum Arbeitsplatz. Dann bleibt bei den Beschäftigten wenig hängen, und im Ernstfall hilft das Protokoll nicht weiter. Zweitens werden neue Beschäftigte erst Wochen nach dem Start unterwiesen. Das Gesetz verlangt die Unterweisung aber vor Aufnahme der Tätigkeit, nicht danach. Planen Sie die Erstunterweisung deshalb als festen Teil des ersten Arbeitstags ein, mit Verantwortlichem und Uhrzeit.

• Jährliche Online-Unterweisung für Stapler, Kran, Bühne, Teleskoplader, Ladungssicherung, Erdbau für 45 €
• Nachweis der Online-Unterweisung für Ihre Unterlagen
• Inhouse-Schulung mit Unterweisung bei Ihnen vor Ort, ab 1.500 € als Festpreis

Nachweis der Unterweisung: Was ist Pflicht, was ist ratsam?

Das Gesetz verlangt, dass Sie unterweisen. Eine bestimmte Form des Nachweises oder Unterschriften schreibt es nicht allgemein vor. Trotzdem sollten Sie jede Unterweisung dokumentieren, denn im Streitfall müssen Sie belegen, dass sie stattgefunden hat. Für Sondergebiete, etwa Gefahrstoffe, gelten teils strengere Regeln. Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist nennt die DGUV Vorschrift 1 nicht. Mit wenigen Feldern machen Sie den Nachweis belastbar.

• Datum, Dauer und Ort der Unterweisung.
• Thema und Inhalte, bezogen auf Tätigkeit oder Arbeitsmittel.
• Name der unterweisenden Person und ihrer Funktion.
• Namen der Teilnehmenden, bei Bedarf mit Unterschrift oder digitaler Bestätigung.
• Anlass: Erstunterweisung, Wiederholung, neuer Arbeitsmittel, Unfall.
• Ablageort und Verantwortlicher für die Aufbewahrung.

Haftung bei fehlender Unterweisung: Der Selbsttest für Geschäftsführer

Fehlt die Unterweisung und kommt es zu einem Unfall, drohen Ihnen mehrere Konsequenzen: Bußgelder, strafrechtliche Ermittlungen bei Verletzten und der Regress der Berufsgenossenschaft nach § 110 Sozialgesetzbuch VII, wenn der Unfall vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde. Ob diese Folgen im Einzelfall eintreten, hängt vom Fall ab. Für Sie als Geschäftsführung gilt deshalb: Eine lückenlose, nachvollziehbare Unterweisung ist die günstigste Absicherung, weil sie das Risiko senkt und im Streitfall Ihre Sorgfalt belegt. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Beitrag nicht. Beantworten Sie die folgenden Fragen ehrlich, um Ihren Stand zu prüfen.

Wenn Sie mehr als eine Frage mit Nein beantworten, sollten Sie Ihre Abläufe überarbeiten. Die jährliche Unterweisung für Fahrer von Flurförderzeugen erklärt der Beitrag Gabelstapler-Unterweisung: Pflicht und Fristen.

• Haben alle Beschäftigten in den letzten zwölf Monaten eine Unterweisung erhalten?
• Gibt es für jede Unterweisung einen datierten Nachweis?
• Wurde bei neuen Geräten oder Arbeitsplätzen vorher unterwiesen?
• Sind die Inhalte aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet?
• Ist schriftlich festgelegt, wer unterweist?
• Sind Leiharbeitnehmer, Aushilfen und Jugendliche erfasst?
• Wissen Sie, wann der nächste Termin je Gruppe ansteht?

So unterstützt Sie das DWZ bei Unterweisung und Nachweis

Das Deutsche Weiterbildungszentrum ist ein AZAV-zertifizierter Bildungsträger. Für Geräte und Tätigkeiten, die wir ausbilden, bieten wir die jährliche Online-Unterweisung für 45 € an: Stapler, Kran, Hubarbeitsbühne, Teleskoplader, Ladungssicherung und Erdbau. Sie erhalten dazu einen Nachweis für Ihre Unterlagen. Wie das Dokumentieren im Detail funktioniert, zeigt der Beitrag Online-Unterweisung dokumentieren. Eine Übersicht aller Unterweisungen finden Sie auf der Seite Unterweisung.

Für Betriebe mit mehreren Beschäftigten kombinieren wir Unterweisung und Qualifizierung bei Ihnen vor Ort: Inhouse-Schulungen starten ab 1.500 € als Festpreis nach Teilnehmerzahl und Gerät, inklusive Anfahrt und gegebenenfalls Übernachtung unserer Ausbilder. Fragen Sie Ihre Inhouse-Schulung an. Rufen Sie uns an unter 0203 - 70 90 8650 oder schreiben Sie an kontakt@dwzentrum.de. Wir beraten Sie gern, welche Unterweisung für welche Gruppe nötig ist.

Häufige Fragen zum Unterweisung Arbeitsschutz: Pflichten, Anlässe, Nachweis